Offres d'emploi administratives, Administratif
Secrétaire polyvalent - CDD 6 mois - 100%
Caractéristiques du poste
Type de contrat : CDD 6 mois, Dès que possible
Modalité : 100%
Pôle d'affectation : CENTRE RESSOURCE AUTISME
Lieu : CH LE VINATIER
1. GRADE, METIER, EMPLOI
Grade : Adjoint administratif
Emploi : Secrétaire polyvalente
Métier : Secrétaire polyvalente
% Temps : 100%
2. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL
Le secrétaire polyvalent est sous l’autorité́ hiérarchique du Directeur adjoint du CRA et des médecins coordonnateurs, sous l'autorité fonctionnelle vis-à-vis de l’assistante de direction et travaille en collaboration avec l’ensemble de l’équipe du CRA.
3. AMPLITUDE HORAIRE - HORAIRES - CYCLE
Temps de travail : 38h20
Congés : 25 CA - 19 RTT
Horaires : 09h00 - 17h00
Cycle hebdomadaire : du lundi au vendredi, repos fixes (samedi, dimanche et jours fériés)
Type de contrat : CDD de 6 mois pour débuter. Pérennisation envisageable à moyen terme.
4. AFFECTATION
L’affectation est à 100% du temps de travail au CRA.
POLE : Hors Pôle
Structure interne : CRA
Unité de soins : CRA
Unité fonctionnelle : CRA
5. DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION
Le secrétaire polyvalent gère les aspects administratifs liés à l’accueil et la politique qualité du CRA.
6. ACTIVITES PRINCIPALES
Secrétariat
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des professionnels en lien avec son homologue du CRA
- Orienter les interlocuteurs selon leurs demandes
- Frappe de courriers, de comptes rendus et de prises de notes en réunion
- Formuler des documents administratifs : courriers de réponse, bordereaux d’envoi
Secrétariat Formation et Médecins coordonnateurs
Gestion des dossiers
- Établir un plan de classement des dossiers
- Préparer, traiter et suivre les dossiers
- Veiller au respect des délais
- Gérer le classement et l’archivage des documents et dossiers
Aide comptable sous contrôle du Directeur adjoint
- Contrôler les bons de réception des colis
- Effectuer l’engagement des commandes sous la validation de l’Assistante de direction et du Directeur Adjoint
- Assurer une aide à la gestion des dossiers liés à la Formation Proches Aidants (création des fournisseurs)
7. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Exigences du poste
- Être réactif face aux situations rencontrées et faire preuve de pertinence dans les réponses apportées
- Être organisé, rigoureux, apte à gérer les priorités dans le travail
- Avoir une communication orale adaptée au type d’interlocuteur
- Être en mesure de rédiger et d’organiser tous types de documents, en maîtrisant les règles de l’orthographe et de la grammaire
- Polyvalence, rigueur de gestion, efficacité
- Disponibilité et ponctualité
- Bonne présentation
- Capacité à organiser son travail
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à organiser son travail et à travailler en équipe
- Excellente maîtrise informatique de Word, Excel, Outlook et Power Point
- Connaissance eMagh2 serait un plus
Formations et expériences souhaitées
Secrétariat et gestion administrative
BTS Assistant de direction souhaitée / Bac professionnel secrétariat (niveau IV) selon le profil
Aptitudes relationnelles avec les enfants / adultes / familles
Expérience professionnelle de secrétariat
Dans le cadre de sa politique handicap, le Centre Hospitalier Le Vinatier est ouvert à toute candidature de professionnels porteurs de handicap.